吉宏股份(002803):厦门吉宏科技股份有限公司董事会议事规则（2025年6月）
董事会议事规则 （2025年 6月修订） 第一章 总则 第一条 为了进一步规范厦门吉宏科技股份有限公司（以下简称“公司”）董事会的议事方式和决策程序，促使董事和董事会有效地履行其职责，提高董事会规范运作和科学决策水平，根据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国证券法》《境内企业境外发行证券和上市管理试行办法》《上市公司章程指引》《上市公司治理准则》《深圳证券交易所股票上市规则》《香港联合交易所有限公司证券上市规则》等有关法律、法规、规范性文件的要求，以及《厦门吉宏科技股份有限公司章程》（以下简称“《公司章程》”）的有关规定，制订本规则。 第二条 董事会是公司的常设机构，是公司的经营决策和业务领导机构，是股东会决议的执行机构，并直接对股东会负责。董事会审议议案、决定事项，应当充分考虑维护股东和公司的利益，严格依法办事。无论何时，董事会应当有三分之一或以上的独立非执行董事，独立非执行董事总数不应少于三名。 第三条 董事会聘任董事会秘书，负责公司股东会、董事会会议的筹备、召开、文件资料的保管，处理公司与证券监督管理部门及股东的日常沟通，负责办理对外信息披露事宜等董事会日常事务。公司聘任证券事务代表，协助董事会秘书履行相关职责。董事会秘书或证券事务代表负责保管董事会印章。 董事会下设审计委员会、战略委员会、提名委员会、薪酬与考核委员会四个专门委员会，专门委员会对董事会负责，依照公司章程和董事会授权履行职责，专门委员会的提案应当提交董事会审议决定。专门委员会成员全部由董事组成，其中审计委员会、提名委员会、薪酬与考核委员会中独立董事（即独立非执行董事）应当占多数并担任召集人，审计委员会的召集人应当为会计专业人士且审计委员会成员应当为不在公司担任高级管理人员的非执行董事。 第二章 董事会会议制度 第四条 董事会会议分为定期会议和临时会议。 第五条 董事會每季度至少召开 1次会议，由董事长召集，于会议召开 14日前书面通知全体董事。 第六条 代表十分之一以上表决权的股东、三分之一以上董事、审计委员会或者董事长/总经理认为必要时，可以提议召开董事会临时会议。董事长应当自接到提议后十日内，召集和主持董事会会议。 第七条 按照前条规定提议召开董事会临时会议的，应当通过证券部或者直接向董事长提交经提议人签字（盖章）的书面提议。书面提议中应当载明下列事项： （一）提议人的姓名或者名称； （二）提议理由或者提议所基于的客观事由； （三）提议会议召开的时间或者时限、地点和方式； （四）明确和具体的提案； （五）提议人的联系方式和提议日期等。 提案内容应当属于《公司章程》规定的董事会职权范围内的事项，与提案有关的材料应当一并提交。 证券部在收到上述书面提议和有关材料后，应当于当日转交董事长。董事长认为提案内容不明确、具体或者有关材料不充分的，可以要求提议人修改或者补充。 第三章 董事会会议程序 第八条 董事会会议由董事长召集和主持；董事长不能履行职务或者不履行职务的，由副董事长履行董事长的职务（公司有两位或两位以上副董事长的，由过半数的董事共同推举的副董事长履行职务）；董事长、副董事长均不能履行职务或者不履行职务的，由过半数的董事共同推举 1名董事召集和主持。 第九条 召开董事会定期会议和临时会议，证券部应当分别提前 14日和 3日将书面会议通知以专人送出、邮递、传真、电子邮件等方式通知全体董事。 如果出现特殊情况，需要董事会即刻作出决议的，为公司利益之目的，董事长或其他召集人召开临时董事会会议可以不受前款通知方式及通知时限的限制。 但董事长或其他召集人应当在会议上作出说明。 第十条 董事会书面会议通知应当至少包括以下内容： （一）会议的时间、地点； （二）会议的召开方式； （三）拟审议的事项（会议提案）； （四）会议召集人和主持人、临时会议的提议人及其书面提议； （五）董事表决所必需的会议材料； （六）董事应当亲自出席或者委托其他董事代为出席会议的要求； （七）联系人和联系方式。 （八）发出通知的日期。 口头会议通知至少应包括上述第（一）、（二）、（三）项内容，以及情况紧急需要尽快召开董事会临时会议的说明。 第十一条 董事会定期会议的书面会议通知发出后，如果需要变更会议的时间、地点等事项或者增加、变更、取消会议提案的，应当在原定会议召开日之前3日发出书面变更通知，说明情况和新提案的有关内容及相关材料。不足 3日的，会议日期应当相应顺延或者取得全体与会董事的认可后按期召开。 董事会临时会议的会议通知发出后，如果需要变更会议的时间、地点等事项或者增加、变更、取消会议提案的，应当事先取得全体与会董事的认可并做好相应记录。 第四章 董事会会议的议案 第十二条 公司召开董事会，提案人应按照各自的职责分工或职权向证券部提交议案内容等材料。 议案内容如属于董事会会议通知中未列出的新事项，提案人应在定期会议召开前 5日内、临时会议召开前 1日内将议案提交证券部，由证券部审核后报董事长确认是否列入董事会议程。 第十三条 会议议案或提案应符合下列条件： （一）内容与法律、行政法规、部门规章、公司股票上市地证券监管规则和《公司章程》的规定不相抵触，并且属于公司经营范围和董事会职权范围； （二）有明确的议题和具体决策事项； （三）以书面形式提交并送达证券部。 第十四条 具有董事会提案权的提案人拟提交董事会审议的相关议案如属于董事会各专门委员会的职责范围，提案人应先行将议案提交相应的专门委员会审议。 第十五条 有关公司关联交易的议案应详细说明关联企业或关联人士的基本情况、与公司的关联关系、交易性质、交易方式、有关协议的主要内容、交易价格或定价方式、对公司是否有利及根据其他法律法规(包括但不限于香港上市规则)所需或建议的内容。必要时应当聘请外部雇问包括但不限于境内外律师、资产评估师、独立财务顾问进行审查。 第十六条 有关公司的重大担保、借款的议案应包括担保或借款金额、被担保方的基本情况及财务状况、借款的用途、担保期限、担保方式、借款期限、对公司财务结构的影响等。 第十七条 董事会在讨论议案过程中，若董事对议案中的某个问题或部分内容存在分歧意见，则在董事单独就该问题或部分内容的修改进行表决的情况下，可在会议上即席按照表决意见对议案进行修改。 第五章 董事会会议参会人员 第十八条 董事会会议应当由过半数的董事出席方可举行。有关董事拒不出席或者怠于出席会议导致无法满足会议召开的最低人数要求时，董事长和董事会秘书应当及时向监管部门报告。 总经理和董事会秘书未兼任董事的，应当列席董事会会议。会议主持人认为有必要的，可以通知其他有关人员列席董事会会议。 第十九条 董事原则上应当亲自出席董事会会议。因故不能出席会议的，应当事先审阅会议材料，形成明确的意见，书面委托其他董事代为出席。涉及表决事项的，委托人应在委托书中明确对每一事项发表同意、反对或弃权的意见。董事不得做出或者接受无表决意向的委托、全权委托或者授权范围不明确的委托。 代为出席会议的董事应当在授权范围内行使董事的权利。董事未出席董事会会议，亦未委托代表出席的，视为放弃在该次会议上的投票权。 董事与董事会会议决议事项所涉及的企业有关联关系的,不得对该项决议行使表决权，也不得代理其他董事行使表决权。该董事会会议由过半数的无关联关系董事出席即可举行，董事会会议所作决议须经无关联关系董事过半数通过。出席董事会的无关联董事人数不足 3人的，应将该事项提交股东会审议。如法律法规和公司股票上市地证券监管规则对董事参与董事会会议及投票表决有额外限制的，从其规定。 第二十条 委托书应当载明： （一）委托人和受托人的姓名； （二）委托人对每项提案的简要意见； （三）委托人的授权范围和对提案表决意向的指示； （四）委托人的签字、日期等。 委托其他董事对定期报告代为签署书面确认意见的，应当在委托书中进行专门授权。 受托董事应当向会议主持人提交书面委托书，在会议签到簿上说明受托出席的情况。 第二十一条 委托和受托出席董事会会议应当遵循以下原则： （一）在审议关联交易事项时，非关联董事不得委托关联董事代为出席；关联董事也不得接受非关联董事的委托； （二）董事不得在未说明其本人对提案的个人意见和表决意向的情况下全权委托其他董事代为出席，有关董事也不得接受全权委托和授权不明确的委托； （三）1名董事不得在一次董事会会议上接受超过 2名董事的委托，董事也不得在一次董事会会议上委托已经接受 2名其他董事委托的董事代为出席； （四）独立董事不得委托非独立董事代为出席，非独立董事也不得接受独立董事的委托。 第六章 董事会的议事程序 第二十二条 董事会会议可以采用现场会议方式、通讯方式以及现场与通讯相结合方式召开并表决。 以非现场方式召开的，以视频显示在场的董事、在电话会议中发表意见的董事、规定期限内实际收到传真或者电子邮件等有效表决票，或者董事事后提交的曾参加会议的书面确认函等计算出席会议的董事人数。董事在通讯会议上不能对会议决议即时签字的，应采取口头表决的方式，并尽快履行书面签字手续。董事的口头表决具有与书面签字同等的效力，但事后的书面签字必须与会议上的口头表决相一致。对某个审议事项的事后书面签字与会议口头表决不一致时，董事会应对该事项重新进行书面表决。 第二十三条 会议在主持人的主持下，按列入会议议程的议题和提案的顺序逐项进行。对列入会议议程的内容，主持人可根据实际情况，采取先报告、集中审议、集中表决的方式，也可对比较复杂的议题采取逐项报告、逐项审议表决的方式。董事会应给每个议题合理的讨论时间。 第二十四条 会议主持人应当提请出席董事会会议的董事对各项提案发表明确的意见。 董事阻碍会议正常进行或者影响其他董事发言的，会议主持人应当及时制止。 除征得全体与会董事的一致同意外，董事会会议不得就未包括在会议通知中的提案进行表决。董事接受其他董事委托代为出席董事会会议的，不得代表其他董事对未包括在会议通知中的提案进行表决。 列入董事会会议议程的议案，在交付表决前，提案人要求撤回的，对该议案的审议即行终止。 第二十五条 董事应当认真阅读有关会议材料，在充分了解情况的基础上独立、审慎地发表意见。 董事可以在会前向证券部、会议召集人、总经理和其他高级管理人员、各专门委员会、会计师事务所和律师事务所等有关人员和机构了解决策所需要的信息，也可以在会议进行中向主持人建议请上述人员和机构代表与会解释有关情况。 第二十六条 每项提案经过充分讨论后，主持人应当适时提请与会董事进行表决。主持人也可决定在会议全部提案讨论完毕后一并提请与会董事进行表决。 会议表决实行记名投票表决，一人一票；除非有过半数的出席会议董事同意以举手方式表决，否则，董事会会议采用书面表决的方式。 董事的表决意向分为同意、反对和弃权。与会董事应当从上述意向中选择其一，未做选择或者同时选择两个以上意向的，会议主持人应当要求有关董事重新选择，拒不选择的，视为弃权；中途离开会场不回而未做选择的，视为弃权。 第二十七条 董事会采用书面表决方式的，表决票由董事会秘书负责组织制作。表决票应至少包括如下内容： （一）董事会届次、召开时间及地点； （二）董事姓名； （三）需审议表决的事项； （四）投赞成、反对、弃权票的方式指示； （五）其他需要记载的事项。 第二十八条 表决票应在董事会就审议事项表决之前，由董事会秘书负责分发给出席会议的董事，并在表决完成后由董事会秘书负责收回。 若董事会以传真方式作出决议，董事会秘书应负责将表决票连同会议通知一并送达每位董事。 受其他董事委托代为投票的董事，除自己持有一张表决票外，亦应代委托董事持有一张表决票，并在该表决票上的董事姓名一栏中注明“受某某董事委托投票”的字样。 表决票作为公司档案由董事会秘书按照公司档案制度的有关规定予以保存，保存期限为 10年。 第二十九条 与会董事表决完成后，证券部有关工作人员应当及时收集董事的表决票并进行统计。 现场召开会议的，会议主持人应当当场宣布统计结果；其他情况下，会议主持人应当要求董事会秘书在规定的表决时限结束后下一工作日之前，通知董事表决结果。 董事在会议主持人宣布表决结果后或者规定的表决时限结束后进行表决的，其表决情况不予统计。 第三十条 会议主持人如果对提交表决的决议结果有任何怀疑，可以对所投票数进行清算；如果进行验票，出席会议的董事对会议主持人宣布结果有异议的，有权在宣布表决结果后立即请求验票，会议主持人应当及时验票。 第三十一条 董事会作出决议，必须经全体董事的过半数通过。法律、行政法规、公司股票上市地证券监管规则和《公司章程》规定董事会形成决议应当取得更多董事同意的，从其规定。 董事会根据《公司章程》的规定，在其权限范围内对担保事项作出决议，除公司全体董事过半数同意外，还必须经出席会议的 2/3以上董事的同意。 第三十二条 出现下述情形的，董事应当对有关提案回避表决： （一）《公司法》等法律法规及公司股票上市地证券监管规则规定董事应当回避的情形； （二）董事本人认为应当回避的情形； （三）《公司章程》、公司股票上市地证券监管规则规定的因董事与会议提案所涉及的企业有关联关系而须回避的其他情形。 在董事回避表决的情况下，有关董事会会议由过半数的无关联关系董事出席即可举行，形成决议须经无关联关系董事过半数通过。出席会议的无关联关系董事人数不足 3人的，不得对有关提案进行表决，而应当将该事项提交股东会审议。 第三十三条 董事会应当严格按照股东会和《公司章程》的授权行事，不得越权形成决议。 第三十四条 在董事对议案中的某个问题或部分内容存在分歧意见的情况下，可单独就该问题或部分内容的修改进行表决。该修改事项须经全体董事过半数通过。 董事会应对按照表决意见即席修改后的议案再行以记名投票方式表决。 第三十五条 董事会会议需要就公司利润分配事宜作出决议的，可以先将拟提交董事会审议的分配预案通知注册会计师，并要求其据此出具审计报告草案（除涉及分配之外的其他财务数据均已确定）。 第三十六条 提案未获通过的，在有关条件和因素未发生重大变化的情况下，董事会会议在 1个月内不应当再审议内容相同的提案。 第三十七条 1/2以上的与会董事或 2名以上独立董事认为提案不明确、不具体，或者因会议材料不充分等其他事由导致其无法对有关事项作出判断时，会议主持人应当要求会议对该议题进行暂缓表决。 提议暂缓表决的董事应当对提案再次提交审议应满足的条件提出明确要求。 第三十八条 董事会决议应当包括以下内容： （一）会议届次、会议通知发出时间和方式、会议召开的时间、地点和召集人（主持人）姓名，是否符合有关法律、行政法规、部门规章和《公司章程》规定的说明； （二）应到董事数、实到董事数、委托他人出席和缺席的董事人数和姓名、缺席的理由和受托董事姓名； （三）提案人姓名； （四）会议审议的议案、董事对相关议案的发言要点； （五）表决方式和结果（表决结果应载明赞成、反对或弃权的票数）。涉及关联交易的，说明应当回避表决的董事姓名、理由和回避情况； （六）表决通过的主要事项； （七）参会董事签字并标注赞成、反对或弃权，反对或弃权的董事可以注明原因。 董事会决议应当经过与会董事签字确认。与会董事应当保证董事会决议的内容真实、准确、完整，没有虚假记载、误导性陈述或重大遗漏。 第三十九条 董事应当对董事会的决议承担责任。董事会的决议违反法律、行政法规、部门规章及规范性文件或《公司章程》规定，致使公司遭受严重损失时，参与决议的董事对公司负赔偿责任；但经证明在表决时曾表明异议并记载于会议记录的，该董事可以免除责任。 第四十条 董事会决议内容违反法律、行政法规的，股东有权请求人民法院认定无效。 董事会的会议召集程序、表决方式违反法律、行政法规或者公司章程，或者决议内容违反公司章程的，股东有权自决议作出之日起 60日内，请求人民法院撤销。 公司根据董事会决议已办理变更登记的，人民法院宣布该决议无效或者撤销该决议后，公司应当向公司登记机关申请撤销变更登记。 第四十一条 现场召开和以视频、电话等方式召开的董事会会议，可以视需要进行全程录音。董事会会议安排录音的，应事先告知出席及列席会议的有关人员。 第四十二条 董事会秘书应当安排证券部工作人员对董事会会议做好记录。 会议记录应当包括以下内容： （一）会议召开的日期、地点和召集人姓名； （二）出席董事的姓名以及受他人委托出席董事会的董事（代理人）姓名； （三）会议议程； （四）董事发言要点； （五）每一决议事项的表决方式和结果（表决结果应载明赞成、反对或弃权的票数）。 （六）与会董事认为应当记载的其他事项。 若由于客观原因无法在会议结束后立即整理完毕会议记录，董事会秘书应负责在会议结束后 3日内整理完毕，并及时由董事补充签署。 若确属董事会秘书记录错误或遗漏，董事会秘书应作出修改，董事应在修改后的会议记录上签名。 第四十三条 除会议记录外，董事会秘书还可以视需要安排证券部工作人员对会议召开情况作成简明扼要的会议纪要，根据统计的表决结果就会议所形成的决议制作单独的决议记录。 第四十四条 与会董事应当代表其本人和委托其代为出席会议的董事对会议记录和决议记录进行签字确认。董事对会议记录或者决议记录有不同意见的，可以在签字时作出书面说明。必要时，也可以发表公开声明。 董事既不按前款规定进行签字确认，又不对其不同意见作出书面说明的，视为完全同意会议记录和决议记录的内容。 第四十五条 董事长应当督促有关人员落实董事会决议，检查决议的实施情况，并在以后的董事会会议上通报已经形成的决议的执行情况。 第四十六条 董事会会议档案，包括会议通知和会议材料、会议签到簿、董事代为出席的授权委托书、表决票、经与会董事签字确认的会议记录、会议决议等，由董事会秘书负责保存。 董事会会议档案的保存期限为 10年。 第四十七条 出席会议的董事及列席人员应妥善保管会议文件，在会议有关决议内容对外正式披露前，全体会议参加人员对会议文件和会议审议的全部内容负有保密的责任和义务。 第七章 附则 第四十八条 在本规则中，除非有特别规定，否则“以上”包括本数，“超过”不包括本数。 第四十九条 本规则未尽事宜，依照国家有关法律、法规、规章、规范性文件、公司股票上市地证券监管规则以及《公司章程》的有关规定执行。本规则与有关法律、法规、规章、规范性文件、公司股票上市地证券监管规则以及《公司章程》的有关规定不一致的，以有关法律、法规、规章、规范性文件、公司股票上市地证券监管规则及《公司章程》的规定为准。 第五十条 本规则为《公司章程》附件之一，经股东会审议通过后生效。本规则由公司董事会负责解释。 厦门吉宏科技股份有限公司 二零二五年六月 中财网
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